文 | Michael J. Shapiro 编译 | 萧宇
过不了多久，适用于会议的移动应用软件将是一种无处不在的技术，大卫·威尔说。这会使我们回过头来感叹地说：“别忘了前几天我们还什么都没有呢？真不可思议。”
威尔是总部位于芝加哥的公关管理公司SmithBucklin的活动服务部副总裁，他发现移动应用软件在他的客户中迅速地扩散。“它们才刚刚开始崭露头角，真正的爆发大约在一年前。”他说，“我想说我们有大概20％的客户已经习惯使用移动应用软件了，而在同行业中还有更多的人对它有所了解。”
这些专门为会议开发的应用软件，可以直接安装在与会者的移动设备上，通常提供丰富的活动信息：日程安排，发言顺序，与会者名单及其它。
“从事不同专业领域不同层次的活动策划者们都在使用移动应用程序，他们对此极为感兴趣。”注册会议专业人士杰西卡·莱文说。她还是总部位于新泽西州爱迪生市的社交技术咨询公司——七度通信公司的总裁及联络长官。
今年6月在巴尔的摩举行的美洲会议博览会上，在莱文和她的商业合作伙伴米多利·康纳利设立的社交科技展位上，移动应用软件开发是头号热门话题。
对于移动应用的狂热在使用它们的与会者中迅速蔓延，就像越来越多的活动策划者们想要在其会议中提供该项服务一样。威尔说：“与会者很快就会问：‘移动应用软件在哪里下载？’差不多在未来两到三年，使用移动应用将会成为会议标准运作流程中的一部分。”
与会者的呼声说服了纽约市的心血管研究基金会为其2010年的年度会议开发全新的应用软件。注册会议专业人士、基金会会议及教育服务部执行总监强尼·怀特说：“我们一直想要开发应用软件。不过说实话，真正推动我们付诸行动的原因是，几个其它的会议和我们的一些与会者都已经使用这类软件，他们不停地劝我们也要这么做。”
下面让我们透过现象来看活动策划者如何将应用软件最好地融入他们的活动当中。
应用软件可以做什么
应用软件在选择和开始设计之前，策划者应该首先考虑他们使用该软件的动机。会议应用软件为人们展示了融入最新技术的会议酷元素，同时还可以服务于一些会议的基本目的。莱文列出了这些好处：
* 使活动更加绿色环保。在大多数情况下，会议应用软件还不能取代打印的会议计划书，但它在这方面迈出了一大步，可以做到减少材料印刷和相关费用的支出。在为心血管研究基金会即将到来的秋季会议做准备时，强尼·怀特计划减少10％至15％的会议印刷成本——这意味着将会节省1万美元至1.5万美元。
* 提供快捷信息。一个应用软件可以提供一次活动所涉及的所有信息甚至更多——而且它更加轻便、使人更加快速地浏览并且更便利地更新最新的信息。大卫·威尔说：“在你需要改变会议内容或者会上的演讲者、再或者安排一次快速会议的时候，移动应用是通知你的与会者这些变化的很棒的方式。而在过去，我们必须马上做一个22*28英寸的大牌子，把它支在外面并希望大家都会仔细地阅读。”
* 增加赞助机会。赞助商一直在寻求更多的曝光率，就像活动策划者一直在寻求更多的收入来源一样。虽然移动应用的平台还相对较新，给应用软件做赞助却是越来越普遍。“一个应用程序，绝对可以负担自己的成本，而且还有可能营利。”威尔指出。
* 增强社交互动。莱文说：“移动技术可以成为一种非常出色的社交网络工具。”同时，大多数应用软件开发人员都能够很容易地为活动中使用的任何社交媒体平台创建便利的访问路径，无论是Twitter、LinkedIn，Facebook还是YouTube等，还有专为活动定制的平台，如Pathable。
* 进行投票和问卷调查。许多应用软件将这个功能纳入其未来的开发计划。即时反馈功能对于活动策划者来说有强大的吸引力，而且怀特希望在心血管研究基金会的会议应用软件中可以找到这样的功能，他说：“我们的想法是：如果你参加上午的会议，会后你可以立即通过软件中的测评区为本次会议打分。我们还希望通过如此便利的打分方式来提高与会者的反馈率和特异性。”怀特还发现应用技术在与会者的回复整合方面具有潜能，立竿见影的投票结果会使活动中的投票环节变得更容易。他目前正与科技供应商共同商讨在其应用软件中加入该功能的可能性。
* 改善客户服务。通过应用软件，组织者可以即时回答与会者的基本问题——和现场服务台一样提供同类的信息。
* 提供目的地信息。根据活动和它的举办地点，应用软件与活动场馆或者当地会议旅游局合作会起到非常重要的作用，为公众提供有关公共交通、餐馆、地图以及其他与会者这次出行可能需要的大部分信息。
准备开始
为会议开发一款应用软件所需要的时间差别很大，这取决于软件自定义的程度。发布的应用软件所花费的时间也必须被考虑进来——尤其是在苹果设备上运行的应用软件，例如，软件必须获得苹果软件商店的许可，这可能需要两至三个星期的时间。如果一个会议应用软件在活动开始前没能准备好，它就会失去巨大的经济价值。不列颠哥伦比亚省温哥华市的软件开发商QuickMobile建议：开发和推出一款应用软件，应该至少预留3个月的筹备时间。
强尼·怀特在2010年会议的将近四个月之前，开始进行基金会应用软件的开发工作，而且他确保了该项目涉及到组织内的所有重要部门——教育团队、市场营销、创意服务以及网站管理团队。
“我们通过讨论确定我们要这个软件为我们提供哪些功能，还有我们希望软件包含哪方面的内容——如有关会议城市的信息、有关我们的组织和业务人员的详细信息。我们还为与会者设想了他们的软件需要。”怀特回忆说。
而后，基金会还仔细研究了多家应用软件开发商——要求参与投标的公司在提交申请之前必须拥有专为会议开发应用软件的经验。“我们咨询了作为同行的我们的IT供应商的建议，”怀特解释道。他和他的团队还研究了其他的会议应用软件，并找出他们最喜欢的软件开发商。就在基金会与应用软件开发商（AppBurst）签订软件开发合同的同时，怀特还为开发商提供了上年会议指南的副本，“以便让他们了解我们的期望是什么。”
开发方面
就像怀特和他的团队发现的那样，移动应用软件开发商提供了种类繁多的产品和价格层次，以及不同的定价模式。SmithBucklin公司的大卫·威尔曾为各种不同的会议与供应商进行商谈，他说这里没有标准的解决办法。“我们根据是否适合某个特定的客户来审核软件供应商，并对比所有不同种类的应用软件。”
活动组织者还必须考虑他们可能需要和使用的功能。例如，根据QuickMobile公司的工程销售及产品经验经理特雷弗·罗尔德所述，该公司目前提供65种功能可供客户选择。然而被使用最多的功能仍然是基于与会者习惯打印出来的会议内容。罗尔德解释说：“这是我们的着手点，拿着打印好的活动指南并加以润色。这样，我们在移动应用软件中看到的很多核心功能就由之产生，我们发现应用软件的两大作用是：帮助与会者最大限度地利用其在现场的时间，并为他们实现目标创造机会。”
毫无疑问，像会议日程和与会者名单这些基本的功能是最常用的，但是与会者访问这些信息的方式使应用软件变得更加高效——通过搜索或都按照需求排序数据。罗尔德说：“我们提供的另一个非常受欢迎的功能叫做‘实时播报’，而且它的操作十分简单，您点一下它就可看到你在那一刻应该做的事情。它很流行是因为它非常的及时。”
在心血管研究基金会去年的会议上，与会者喜欢这种类型的功能，怀特说。（该公司并非QuickMobile的客户）。“但令我们感到吃惊的是完全依靠应用软件来浏览整个会议的人数如此之多，”他补充道。
这次活动也为下次会议汲取了经验。“你必须拥有一个可以保持应用软件不断地更新的系统，”怀特说，“个人用户现在希望在应用软件中看到最新的项目信息。他们不再使用纸质的会议材料了。”
虽然与会者习惯于打印会议指南已经显得多少有些过时。怀特承认，他们还不想去掉那些在可以弥补移动平台上不准确信息的多余的部分。“如果在演讲者变更的情况下，应用软件还没有反映出这一变化时，我们就已经知道了”，他说，“这些与会者跑到我们的办公室来通知我们。”
由于应用软件越来越广泛地应用于贸易展览，交互式地图和参展商名单正在迅速地转变成应用软件中必不可少的成分，罗尔德说。“他们帮助与会者最好地利用他们在活动现场的时间。您可以为他们提供互动的贸易展会的平面图——不但可以按参展内容或是供应的商品进行排序，还可以通过链接或者按一下参展商的展位，直接打开地图。”■