会议与传播论坛
如何有效地进行会议传播？
曹萱 恒瑞行传播总裁
从形式来看，会议是传播信息的有效方式之一，传播参与度高，而且手段丰富，获得反馈也最为直接，甚至在会场还可以增加很多感情色彩。因此，如何运用会议这种形式进行有效地传播，或者说如何把传播信息与会议这种形式进行有效地结合，是所有人最关心的问题。
会议具有4w的特点，及何时（when）、何地（where）、何人（who）、何事（what），就是说会议有一个时间节点、一个确认的地点、一些出席人和会议内容。也正是因为这些特点，会议传播的方式、方法策略受到了局限。针对会议的第一个特点“何时”，因为会议的传播是有时间局限性的，所以每个会议都必须注意根据会议制定传播计划，掌握时间节奏，主要分为前期造势、中期高潮、后期保温三个阶段。
前期主要是造势阶段，可以通过新闻发布会以及事件进行传播，通过媒体或者新媒体将信息快速传达；在中期可以通过高端人物的专访、重点会议内容的新闻报道以及现场直播或在线直播，真正地把会议进行一个爆点传播；后期主要是集中回顾会议活动的亮点或核心内容，通过会议视频、图片等载体，让会议的传播效果再保留一段时间。
那么如何制造传播内容，如何在会议期间组合传播方式？无论手中有什么，内容才是传播的根本，当前已经是内容为王的时代，新媒体和传统媒体都是如此。所以，制造传播内容就是通过传播有价值的内容，引起目标群众的兴趣，带来社交讨论的互动，从而达到影响力的目的。要想让会议插上腾飞的翅膀，首先的任务是制造话题，制造内容，凝聚会议的素材，然后在短期内集中宣传那个话题，某一个话题，引起热议，这样才能达到会议传播更深远更广泛的目的。
关于传播方式，传播的方式有很多种，但是专业的数据告诉我们，媒体的曝光度依然是最重要的传播方式，超过80%的专业人士也依旧采用这种传播方式，尤其对于会前、会中来说，效果十分明显。当前，新媒体和多媒体的使用频率逐年提升，而且未来传播的趋势越来越趋向视觉化、人性化、互动化，因此，传统媒体、新媒体和多媒体三种行之有效的传播方式需要进行组合，才能让会议插上腾飞的翅膀。
当前，微信微博的用户最多，用户花费在两个社交应用的时间较长，自然不同的用户也具有不同的特点和用户习惯。微博像公交车，更注重是公开性，回馈随时能够看得到；二是微信更像私家车，只有获得邀请的人才能够互动、交流，其针对性、私密性和选择性较强。所以，针对两者不同的特点，微博更像是媒体，用户一般会在微博快速浏览新闻，然后微博也适合会议做前期的推广，新闻发布、大V的公关、危机公关等，但是微信更像是客户服务，提供客服的，适合后期的互动，增加客户的黏性和忠诚度，而且也可以根据会议推广的目标组合不同的社交媒体，将会议影响力做到最大化。
多媒体，即视频的应用，通过极具震撼力的视频来引导受众对会议产生更大的感官和视觉冲击力，现在77%的企业用户都会选择这种视频的视觉化工具来传播故事，可见多媒体在传播过程中的重要作用。
面对多种传播方式，在会议市场上，内容为王，多媒体、新媒体和传统媒体互动，已经在发挥着非常重要的作用，对于会议从业者来说，制造易于会议传播的内容，组合最有效的会议传播方式，最后达到提升会议品牌形象和影响力的效果，才能让会议最终达到腾飞的效果。
如何利用媒体提升会议品牌
郑莉丽 中国医院协会副秘书长
如今的信息交流不再是古代聚集在村口的大槐树下，传播信息的途径太多太多，面对信息大爆炸的时代，很多人还面临着信息的饥渴。会议是传递专项信息的最好方式，但要办一个成功的会议，还要借助其他的信息交流形式。开大会必定要与媒体打交道，借助媒体，可以广而告之会议信息，传播会议精神，可以打造会议品牌。
正因为媒体具有天然优势，所以媒体也同时是主办和承接会议的重要机构。淘到具体的运作与管理，那么就要清楚“你办的会谁需要”、“你又需要谁”？
什么人会对你这个会议感兴趣，哪些人是会议的目标人群，搞清楚了这个问题，所有的策划，设计，准备都要围着他们来进行。只有在形式和内容上都抓住了这些人的需求，会议才能说成功了一半。第二个问题，你需要谁？谁可以让你获得圆满？参会者、演讲者、赞助者……那如何达到目的？宣传。通过宣传，会议才能借助媒体的力量，达到最终的效果。
根据办会的经验，通常将媒体分为主流媒体，都市媒体，自媒体三大种类。其中社交类媒体属于自媒体范畴，现在越来越多的信息都要通过自媒体进行传播。
谈到管理，每种媒体具备不同的特点，主流媒体掌握着舆论导向，是强大的宣传机器，通常情况下，比较注重公信力，有权威性，覆盖面广。如果在这些官方媒体上刊登会议的消息，那么肯定会受到比较好的传播效果；都市类媒体由于受到申办制度的制约，面对市场有他们的生存压力，如果你的会议信息是他们的受众所关心的，他们便会主动来谈及这个信息，你就会成为他们信息的提供者成为他们的需要。这一点我想如果利用好了，其实就能够很好的去开发这些都市媒体，让他们成为会议的宣传者。
会议信息是这些媒体受众所关心的内容，媒体便会主动来谈及这个信息，会议就会成为媒体的信息提供者，成为他们的需要。这一点如果利用好，就能够很好的去开发这些都市媒体，让他们成为会议的宣传者；自媒体也就是新媒体，既是信息发布者，也是信息接受者，信息的传播更直接，反馈也更加及时。当然信息的衰减和误差也是最大的，常常会上演“三人成虎”的负面效应，所以新媒体利用好了将会事半功倍，相反将大打折扣。
新媒体虽然发展速度够快，但是也不要忽略传统媒体，办会者要对媒体实施有效地管理，就是服务，通过对与会媒体的引导，提供更加细致的服务性工作，媒体就会感受到会议主办方的用心，更愿意与主办方在传播方面进行配合。同时，还要防止在报道过程中出现负面情况，要重视会后的媒体跟踪和服务。
$---分页标志---$
会议与展览论坛
从国家会议中心接待情况看以会带展趋势
许锋 国家会议中心副总经理
会和展发展比例是十分相等的综合性活动，现在，很多会议会在名称上有一些变化，把会议名称放在前面，展览放在后面，比如技术教育大会、京交会等，但都是会议附带展览，其中又融合了很多种形式，包括发布会、交易洽谈、推介会等。小型的专业会议附带在一个展览活动当中，很多人是冲着会议看展览，为了参加这个展览的会议而顺便充当了观众，而非展览的观众顺便去开会，这种情况是顺便为展方代理了高质量的买家或者是专业观众，效果非常好。
从国家会议中心2009年营业至今的数据来看，会议数量其实没有规律性，2011年最多，有831场，2013年到11月30号截止，会议数量是337场，预计可能会超过2012年；而在1000人以上的大型会议方面，11、12、13年应该说比较稳定，占比都是在11%，当然这个是国家会议中心场馆特点所决定的，它适合接待大型会议。大型会议就有一个需求，就是说主办方或者是参会的企业，参会的客人，有需要去展台交流展示的意愿，所以大型会议跟小型会议确实不同的地方是在于，大型会议容易吸引参展商或者吸引观众。如果一个会议200人，那么就不适合同期举办展览展示活动。而在展览方面，截止2013年11月30日，共接待展览79个，而这一数据在2010年仅为58个，根据统计，除了个别消费展没有附带同期的会议，除此之外所有的展览都是附带会议活动的。
2012年，国家会议中心所有接待的800人会议活动中，114个会其中59个有展览需求，而这114个会议的分布，首先从会议类型来看，社团会议附带展览的比例较高，主要是超过500人的社团会议，在一些公共区域设立一些非标准摊位，非常受欢迎；其次，从行业来看，医药类的会议带展览较多，此外，机械类、工程类、IT类的会议也有带展览，TMT（通讯行业）的会议带展览也比较多；第三从技术类会议带展览也非常多。这些办会者盈利较好，增长快速，因此在参展方面的欲望更明显。
其实会议与展览的结合是一种事实，关键在于行业是不是对这样的一种发展趋势做好准备。这种准备应该从四个方面来看：第一，主办方是否适应客户的需求？是否做好准备来为你的参会者服务？就是说规划适当的展览展示面积，是一种服务增长的来源，所以这也需要会议公司能够拥有懂得专业展览知识的人才；第二，单独服务展览展示的服务水准或质量要提高；第三，会议场所或者是会展场所是不是可以主动为客户提供展览展示的建议方案，增加服务？如果一个场所习惯了服务会议和奖励旅游，那么服务展览可能完全不适用，需要适当地增加观念；第四，不要忽略面对面的推广。因为当前除了传统的市场推广渠道，面对面的推广才是最有效的，所以如果会议项目既有会议又附带展览，那么需要进行面对面的推广和营销，专业的营销人员也是决定你是否做好准备来迎接会议与展览相融合的关键点。盈利的会议应该如何办？
白波 亚星国际会展集团总经理
会议，如何去盈利？作为一家商业运作的会议公司，盈利性应该是举办会议的重要驱动力。
做会议做展览，要向平台看起，就是第三方。如果会议的品牌成长为大家认可的第三方平台，那么未来的盈利能力就不可估量。那么究竟如何让会议实现盈利呢？一个会议的成功与否，不仅仅是取决于它的人数有多少，尤其是商业会议，盈利性的会议，而是这个项目是否盈利，让投资方、主办单位、承办公司能够盈利，会议项目才能持续发展。一个会议的意义有多重大，并不在于它的人数有多少，要看一个会议是否成功，是看它的老客户有多少，是否每年都参加。包括在会议现场达成的合作意向有多少，会议内容讨论的议题能够给参会者带来的收获有多少等等。未来会议的发展趋势也是不再盲目的崇拜主办单位的权威性，很多大型的会议都是由公司来主办，更多的参会者是理性的参加会议。
所以说一个会议成功与否需要充分整合各方面的资源，实现合作共赢，充分与会议公司、协会、媒体、政府进行资源整合，找到各方的需求点，找到大家的共赢点。充分考虑各方的利益以及诉求点，才能组织一个成功的会议，只靠自身的力量是远远不够的，必须通过市场化运作实实在在地回馈参会者。在亚星国际会展集团运营的会议项目中，没有免费参会的名额，而且平均参会费用基本在10000元以上，这就是保证会议能够良性循环的基本要素。关键是这些项目的老客户在逐年以30%的比例递增，所以这就是一个成功会议的显著特点。一场高质量、高规格的会议，在服务方面也要非常重视，这基本决定了参会代表对会议整体形象的认知。必须通过多方面整合资源，为会议的顺利举办而努力。
白波认为，会议没有必要盲目追求人数，而是追求品质，同时还要创新会议的内容设置，提高服务质量，增加会议老客户的参与程度，吸引更多新客户，这样才能创造出盈利性更好的会议项目。此外，一定要整合资源，发挥主办方的优势，做自己最擅长的工作，将达到事半功倍的效果。
注重会议附带展览的现场规划个设计
陈小伟 耐斯特展览公司总经理
会议中附带着展览，展览场地的选择除了要考虑与会场的距离，场地的大小等等因素之外，还需要考虑场地的基础设施，例如场地的电力负荷情况，场地的消防设施情况，场地的安保情况，场地空间的高度等，必须重视这些非常细节的因素。
关于展位的布局规划，要考虑到以下几个因素。第一个标准展位与特性展位的分区；第二，要考虑一点就是参观的路线和人流的疏导，一定要留出通道，方便参观人员的循环流动。公共引导标识也是会议附带展览项目中最为重要的一环，大会的公共引导标识布点规划，任何一个会议，还有展览也好，不仅仅是有会场和展览现场的布置，还会有公共设施的引导标识系统，这也是大会细节服务的一个重要方面，包括主形象台，参会企业名录，还有大会的活动日程安排，导引标识，参会者需要参考这些公共标识。
在制作方面，也要注意到细节的设计，像茶歇、洽谈等公共服务区的规划设施，要给观众或者参会地区设置一个独立的商务洽谈，会客休息，参观休息，尤其是现在上网打印等功能。还有就是巧妙的利用走廊、虚厅、电梯间等闲散的位置规划展墙式展位，丰富展场的内容，同时能起到极好的展示宣传效果。
关于展览场地的管理，陈小伟认为需要注意以下几方面，销售方面，先把位置较差的展位进行兜售，再进行大块优质展区的整块销售，不留尾巴，全数卖出。通过价格差异对参展者进行引导，只有这样，展位的销售工作才能顺利开展；布置搭建方面，在管理方面，可以通过展馆和专业的主场搭建公司，草拟参会手册，发布重要的信息和引导。
会议当中附带展览要遵循个性化、节约化、细致化的原则，让客户充分展示自己的形象，同时也要注意成本节约，提供更加细致化的服务和方案，这才能让会议中的展览成为点睛之作。