文 | David McMillin
译 | 刘剑
在会议组织者筹划能令参会者满意的会议活动之前，必须先解决一个棘手的事情：与酒店签订合同。Tyra
Hilliard先生有着多重的身份，包括文学及法学博士、CMP（Certified Meeting Professional
职业会议人员认证）、大学教授、演讲者及合同专家，在与他的交流过程中，您可以对今日业界会议组织者与供应商需要直面的某些关键问题有所了解。在您进行下
次谈判之前，以下4个技巧也许可以祝您指臂之力。
1） 在出现意外时不要责备酒店销售人员
当您的会议团到达酒店时却发现四楼正在装修？想到开会时电钻的声音将会把入场大门震塌？发生这种情况时很可能连酒店销售人员自己也感到非常意外。
“我对酒店销售人员的感觉一向不佳。”Hilliard说道。“当酒店内可能会有某种变化时，酒店销售人员无法在第一时间了解到具体信息。一切决定大权都在酒店主手里。”
“如在合同签订后酒店情况有变，这并非销售人员的过失。”Hilliard补充道。
但会议组织者依然可以通过种种方法实时了解到目标酒店即将开工的项目信息。Hilliard的建议是在与酒店签订的合同中加入酒店必须在获知可能的装修项目时于10日内将相关信息进行通知的条款。所有迹象均显示全美范围内酒店的装修工程项目都有增加的趋势。
“在经济回暖之后，（会议期间的）酒店装修渐渐成为会议组织者所担心之事，” Hilliard说道。“更多的新酒店正在建设中，现有的酒店不得不频繁升级以应对竞争的需要。”
2） 餐饮折扣不易求
一般人会想当然的认为预订1，000名参会者的餐饮供应会很容易地得到酒店的大幅折扣，但现实情况是餐饮并未扮演酒店盈利主力的角色。
“餐饮并非是酒店主要盈利项目，”Hilliard说道。“它的利润已经极低，这样的现实使餐饮无法给予更高的折扣。”
与其要求餐饮折扣，Hilliard更建议会议组织者考虑从非餐饮事项方面争取更多的优惠，包括参会者免费停车，免费Wi-Fi或者视频服务折扣等等，但取得上述种种服务有些也并非十拿九稳。
3） 知己知彼
“大多数市场还是卖家市场。”Hilliard说道。“这是基于这种原因，酒店主不太愿意调整其损耗损失（attrition damage）的计算方式。”
总部设在美国亚特兰大的酒店业市场研究和咨询公司PKF Hospitality的数据显示这些酒店卖家将会继续保持高姿态。2014年酒店出租率有望恢复到经济萧条前的水平。虽然新的不动产也正在建造之中，但是需求的增长持续领先于供给的增长。
“在上次酒店兴建热潮中，我们目睹了连续3-5年每年10万或以上新增加的酒店房间进入市场。”PKF总裁R.Mark Woodworth说道，“现在我们对未来3年（酒店房间数）的供应预测要远远低于这一水平。”
4）做好研究工作
希望找到能让自己砍价能力增强的方法？这要从教育开始。
“了解您自己会议的历史非常总要，”Hilliard表示。“如果您能够想酒店方面展示会议五年间的历史，他们将更容易在您的会议订房优惠方面给予更多的弹性。”
当然了解您自己的组织只是拼图的一部分，Hilliard建议了解更多会议举办地的市场发展变化。
“在谈判中知识即是力量，”Hilliard说道。“我希望看到会议组织者就会议举办地的市场做更多的研究，了解相关半径内的酒店房间数以及在自己会议期间的平均客房出租率。”