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你的会议交流策略有效吗？

2010年04月09日    来源：《会议》杂志    围观：4438次       
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文 |  Dave Lutz      编译 | 张义
　　
　　
　　如果使用得当，高科技的交流方式能让参会者彼此更多、更好地沟通与交流。但是要达到这个目的，你必须有一套“完美交流”（Extreme Networking）的技术策略——会议前几周开始网络沟通，到面对面的会议开始时，沟通效果会达到顶峰。
　　
　　帮助参会者提高专业交流的效果，毫无疑问是培养忠诚度的上策。上个月，我们研究了在交流策略缺乏高科技支持的情况下该如何操作的问题。现在，我们来看看有技术支持的“完美交流”策略，但是要注意不同客户群体的情况当然会有所不同，这要看你的成员对网络生活的依赖程度。
　　你不必花费精力去做很多事情，最好的方法是选择以下１１个高科技选项中的某几项，然后花大量时间不断尝试，全力投入，如果做到了这一点，你很快就会达到“完美交流”的最理想状态。
　　1、收集个人信息——利用会议注册信息和会员更新信息的机会，向参会者索要他们的博客、Facebook、Linkedin、Twitter等地址信息。告诉他们向你提供这些信息的好处，同时你会保护他们的隐私。
　　2、建立会议专用网页——鼓励参会者在LinkedIn和Facebook的会议网页上留言或回复；新的回复和帖子会同步出现在每个人的个人网络空间里。记住向大家提供人们感兴趣的新鲜话题。
　　3、使用大众资源——网上投票是会议前活跃气氛的好方法，同时还要建立起收集有价值信息的渠道和一个让参会者相互认识的平台。
　　4、建立网络联系——一些会议专用的网络解决方案能够让参会者将他们已有的社交网络和你的注册程序连在一起能提前联系到所认识的人，这是“完美交流”希望得到的最佳效果。此外，在LinkedIn发送信息，在个人的Facebook页面上留言，或在Twitter上直接跟贴回复，这种方法也非常有效。
　　5、举办网络座谈会——让会议发言人或举办城市的本地参会者举办网络座谈会，介绍当地的风味餐馆和吸引人的景点。一个协会在举办会议前为发言人和喜欢迪斯尼的人举办博客网友的谈话广播系列节目，参会者在展会举办过程中通过网络广播和短信平台实现互通，结果让会议大获成功。
　　6、牵线搭桥——有些解决方案让参会者填写专业背景和私人日程安排，然后，策划者使用关键词和分类搜索，可以寻找到那些有相似兴趣和爱好的同行，还可以安排时间让他们见面。有些方案甚至还特别推荐或介绍某些参会者，某些议程或产品。
　　7、用好个人网页——处在高科技最前沿的最新解决方案功能更强大，它让个人网页可以链接到会议议程、文件、展品和参会者。虽然人们正在接受以手机为主导的目标客户跟踪解决方案，但是这一方案大都需要使用专用设备。
　　8、监测#号标签——通过观察别人在Twitter网上提出的好问题或有洞察力的见解，可以产生一些绝佳的链接方式。选择一个独特的#标签（比如#PCMA10号话题），让参会者在发帖讨论会议时都使用这一标识。
　　9、为使用Twiter网站的参会者建立“Tweet网友会”
　　10、做比赛游戏！——带有竞赛游戏的的定位应用程序如Foursquare（一种通过手机定位用户所在位置，并通过Twitter、Facebook等流行的社交网络平台把自己的位置发布出去的服务）和Gowalla（一个免费应用程序，它的功能是搜索身边有意思的地方，如饭店、咖啡馆等），能够促进沟通和交流。鼓励你的酒店和当地景点参与进来，对胜出者予以奖励。
　　11、照片共享——一些网站如Flickr网通过共享数码照片以及美好的回忆，让参会者之间的交往更加密切。如果要制作实时回忆录，可以创建一个“Twitter俱乐部”，将会议期间的各种发言和图片放在上面。
　　
　　结束语：尝试是关键
　　如果参会者使用新技术的人数不够，往往很难获得满意的效果。沟通、教育和网络社区管理是大家是否愿意参与的3大主要因素。此外，在会议开始前要举办一次网络见面会，告诉参会者如何最大程度地发挥Twitter网站的作用，以及如何利用好LinkeIn网站。■
　　
　　
　　作者简介： Dave Lutz，注册会议专业人员， Velvet Chainsaw会议咨询公司（www.velvetchainsaw.com）执行董事，专业研究会议和会议产业的资深商业顾问。
　　
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