很多会议策划者与营销部门的合作越来越紧密了，他们一起寻找最合适的会议地址，制作统一的宣传信息，积累正确的经验教训，目的就是创造会议的高投资回报率。
一些会议策划部门甚至已经与他们的营销配合部门合为一体，这种现象已经存在多年。但是对营销策略以及执行营销策略所需费用的严格审查制度让会议策划部门不得不寻求新的价值点或调整一贯的做法以适应新的市场环境。策划和营销两个部门之间壁垒的打破是会议管理方式中最根本的变化。
卡尔森全球营销公司美国区会议/ 活动服务总裁Fay Beauchine说：“营销方式的一个改变是从大众营销发展到了一对一的个性化营销。”他补充说，这一趋势不仅提高了公司的绩效表现，也提升了参会者个人对会议的反馈和评价。“他们会因为你在会议上多花了100万营销费而卖得更好吗？如果不会，那么可能是你没有把增加的费用用在恰当的地方，或者你没有取得突破性的效果或没有达到他们的需求。”
虽然新策略让营销人员能够以新的方式（有时甚至是更节约的方式）接触客户，但是一些营销人员仍然把会议看成是接触客户的最重要的途径，这种观点也需要改变了。
“会议是口碑传播的最好方式，也是面对面接触他人的最好平台。”Aflac（美国家庭生活担保公司）的高级副总裁兼首席营销官Jeff Charney说，“所以一定要提升会议的质量。因为市场销售水平提升了，会议质量也应当提高。”
由于一些会议销售人员在会议整个过程中使用社交媒体和网络定向短信工具推广销售，一些策划者也随之对策划方案做了相应调整，为参会者提供一些关键的说明指导，以配合营销人员的工作。
商务法律服务公司现在已经将会议营销融入到了早期会议策划阶段中，其高级会议经理Phyl Monroe说：“这种合二为一的现象开始于对一次会议的创新，当时考虑的事情是会议要开成什么样子、什么流程、工作人员在哪里、他们如何沟通、给他们提高投资回报提供什么条件。”
Monroe管理着大约25个半天的研讨会，还负责监管几个商业展会以及相关的活动，这些会议和活动根据客户需求量身定制，为参会者提供含金量高的信息，让他们的参会时间能发挥最大效益。
最近公司的销售人员让Monroe及其带领的团队帮助他们组织一个客户关系联谊会，人数10-15人。Monroe将会议的后勤安排和公司的营销推广活动结合在一起，挑选了合适的会议地点并在会场布置上采用大胆的配色方案，联谊会的主题特色群英荟萃。