社团会议论坛
打造会议互动新模式让演讲者的内容真正具有意义
Robin Lokerman ASAE 基金会前主席
整个会议产业就像一个倒金字塔，通常都以为会议产业就是类似于酒店服务业，但是事实上他更重要的是人员的发展，比如说对人的教育，期间可以学到新的东西。另外一个方面就是对于市场的推广和沟通，那么在这样的一个金字塔当中，占据核心的位置。其实会议产业，等于是在这三方进行一个平衡，当人们提到会议产业的时候，就会想到这个组织。
目前有一个趋势就是通过内容吸引参会者，这个内容可以是科学方面的、企业方面的、也可以是医疗等方面，那么这个内容可以发布到网上去，也可以组织很多不同的活动。比如说一个大型的亚太区会议是在北京召开，但是除了在北京召开以外，可以让一两个研究者到曼谷、香港等这些地方来进行讨论。另外一个趋势就是混合会议，就是说在现场有一部分的参与者，但是同时也可以通过网络参与者来进行参与。
现在这种开会的方式比较缺乏互动，演讲人在上面讲，大家在下面坐着听。事实上有更好的一种开会方式可以形成互动，比如大家可以通过手机来发表自己的意见，与台上的演讲人进行互动，或者是可以上网来投票，还可以亲身参与进来。所以会议主持的方式也应该是与时俱进的，在这个方向还是需要进行一些研究，这样才能让参会者学到东西，让他们各个方面的效益得到最大化。重视演讲人的演讲内容也具有很大的意义，在会后把演讲内容发布到网上，可以让更多的人观看和学习到，这样即使他们没有参加这个会议也可以有所收获。同时，还可以把内容放到知识库里，这样也能达到电子学习的方式。
互联网和多媒体可以让互动变得更加方便，但其实面对面的交流还是最终的交流方式，这也就是为什么在中国有很多大型的基础设施建设，比如北京办奥运会和上海世博会之后，北京建了大量的场馆等等，这都有助于实现面对面的交流。不仅在中国是这样，在全球也是一样的。
注重品牌 创造机遇 实现共赢
朱永赞 中华医学会/学术会务部副主任
协会一个可持续的重要标志就是品牌，几年前大家讨论过什么是品牌会议，品牌会议的可持续是非常重要的，这意味着你必须要有经费支持。通常开一个学术会议，它的成本支出也是越来越大，包括场地费用、人员费用，社会外包服务费用，都是有很大的支出，因此也需要资金来支持。
盈利也需要天时地利人和，并且天时一定要强于地利，地利一定要强于人和。之所以会这么说是因为天时地利是接近的，而人和是主动的，如果天时地利都是可变的话，那一定是天时最重要。所以这跟行业也有关系，有的行业有容量，能提供人和经费，因此盈利也就相对比较容易。同时这也跟行业的公信力和认可度有关系，一个社会公信力很强的时候可以一呼百应，而会议行业内容的认可度又是一个保证。
其实天时地利人和，只要三者都具备，那么盈利是最简单的。如果前两者不具备，后面再付出多少也都是举步维艰，逆水行踪，因此要顺势而为。所以说天时要顺应，地利可以去创造，人和也是可以创造的。顺应天时，要顺势而为，这个社会要是没有道的话，就贵在坚持，修炼内容，因为行业协会的存在是有历史的，研究过近代史的人都会知道，超过一百年以上且90%全部都集中在科学、行业协会、教育等这些方面，真正的商业公司能存在两百年都是凤毛麟角，所以在这种情况下做行业协会如果天时不存在那么大家也要蓄势待发。对于行业协会来说地利是可造的，就是要设身处地的想，做这项工作就是要为学科发展创造有利条件，即使大环境不好，但是通过加强自身能力建设，理顺机制，还是能够提升行业影响力、社会公信力、组织建设、文化建设等。
如何盈利？首先要加强会议的自身建设，会议的宗旨是服务协会，扩大协会的社会影响力。所以会议不是单独存在的，而是有一定依附的。打造一个综合平台，互动起来，只有动起来才有活力。第一要务是学会重视，如果这个事大家都不重视的话也做不好。第二讲究专业会议，要专，要精。所以在顶层设计的时候选题要有前沿，要有针对性和导向性。只有这样，才能满足他们的需求，让他们感觉没有白来一次。第三任何一个活动，都要有民族铺学的决策机制，不管是报告人还是会议专家，要让他们参与，让他们在这个会议上有所关心，让他们能感受到被尊重。盈利还要提高策划跟服务，丰富队伍的能力建设，提高服务能力。其次是同企业保持联系，建立合作伙伴关系。通过分享看法、参加会议、积极沟通等方式来建立合作伙伴关系。
会议行业面临的挑战，这还要从天时地利人和说起，当下人们一直强调形势比人强，首先如果政策支持的话，顺水推舟那是很容易的事情，所以政策调整对会议的影响怎么样，还是有待评估。此外，经济发展、经济转型，对会议的发展又有哪些影响，也还是有待评估。第二个是社团登记开放将来必然会导致一个比较激烈的竞争，这个竞争是一个必然的过程。第三个规范社团管理，国内是先管政府，后管企业，现在开始管社团，规范社团的管理，强调公益性。因为经营就是经营，强调公益性和经营性的分离，发展之路要探索，未来的路到底怎么走，这个也需要探索。再者，就是没有形成百花齐放的局面，也没有百家争鸣，没有像西方的遍地开花等等，不管会议行业未来有什么困难，也都会在办会人员的坚持和毅力下把它做好，也因此会议的盈利是重要的。但是如果把上面提到的基础工作做好，那盈利其实是不需要做太多工作也会来的。否则就会劳民伤财，成果非常局限。
新形势下会议产业出路
庞波 发展中国论坛（CDF）秘书长
随着中国经济结构和管理模式的不断深刻变化，自去年以来中央和地方出台了一些关于会议组织的新规定，中国会议产业市场也正在发生新的深刻变化，以高效务实节俭为核心的新会风正在被越来越多的会议组织者所接受。随着体制机制的不断推进，在新的形势下、新的环境下，对会议的质量、会议的运营都提出了新的更高要求，这也是会议产业面临着前所未有的考验，对从事会议行业和会议举办单位来说都将有深远影响。
首先，新形势下举办会议的挑战与机遇并存，一方面中央相关规定严格控制了一些地方政府性、行业性的会议数量、规模，尤其是过去需要一些领导人出席的会议，以后肯定是不复存在的。过去一些由各级政府或者部门出面，或者干脆以政府的名义举办的活动，包括一些节庆、周年庆、论坛等会议活动事实上办得很没有特色。那么现在这种粗放型的会议经营公司的机会、功能都将大大地失去。另外一方面随着我国社会主义市场经济的不断完善和发展，也随着国务院关于2012年深化经济体制改革重点工作的意见和文化产业转型的一些规划的出台，其实对扶持社会组织发展、建立健全政府向社会组织购买服务的制度，对举办各类专业型会议，或者对会议服务机构如何为政府提供更好更高质量的咨询服务等等，作为社会组织机构应该要在这一方面寻找新的发展机遇。
第二新的形势下举办会议需要符合国情，符合当前的社情，满足人们对专业知识的需求。会议本身能够带来众多的商业机会，带动当地多个产业的发展，各地商务酒店的发展，成为会议型酒店，会议产业发展都有明显的标记。各地政府都看到的会议产业的发展，带动了当地旅游产业的发展脚步，中国会议产业经历了十年的高速发展，有了好的发展势头，但是未来会议经济还需要政府和相关部门有效的引导，适度地发展，从量变到质变，把举办专业性会议和开展专业性会议知识培训作为未来的会议发展方向。
第三个方面，举办会议要在专业性、创新性上下工夫，专业性会议的举办要具有全面筹划方案，其次要具备一个专业性的人才队伍，专业性的会议要在某一领域发挥智库的作用，为某个领域提供支持和服务，专业性会议要具备专业且丰富的知识储备，专业性会议机构要进行专业化发展。目前我国专业性服务经营机构的模式还是比较单一，应该全面推动市场计划，推动不断改进、改变专业会议的经营理念，提高专业会议的服务水平，融合国际专业会议的道路，开拓专业会议的视野，符合现代化需求。只有这样，在举办专业性会议的同时才能统揽全局、运筹帷幄。
第四个方面，新形势下举办会议要树立自己的品牌，品牌是专业性会议发展的灵魂，也是中国会议产业在二十一世纪实现可持续发展的关键，纵观世界上所有专业会议比较发达的国家，几乎都拥有自己的会议品牌和自己的会议名称。在我国比如博鳌亚洲论坛，北京国际会议中心，北京国际汽车展等等，这些品牌会议、品牌企业或者展会，为我国会议和展会发展积累了宝贵经验。在此基础上应当积极培育一批品牌会议、品牌展会，建设一批会展名城，扶持一批品牌会议产业服务的机构。
第五个就是新形势下举办会议需要充分发挥、利用、抓住本土优势，近一年来一些知名的国际会议组织，国际会展机构都把一些专业性国际会议活动向我国纵深推进，包括世界各国的专业会议都是由本国的行业性组织来举办的。类似于这样的一些专业性活动，层次很高的品牌性活动，政府还是非常需要的。在这一方面，国内举办专业性会议的公司较国外的同行还是有明显的优势，当前我国许多企业对专业性会议重视不够，因此国内专业会议机构应充分利用本土优势，更早地促使和引导国内的企业认识到专业会议是企业之间第一个有效的商务交流平台，具有其他营销媒介不可比拟的优越性。企业通过参加会议，推进品牌、树立品牌形象，还将成为企业的重要营销活动。专业会议为提高国内企业对会议功能的认识，加强企业的展示能力，对我国专业会议经济的健康发展有着重要的意义。
会议行业里可持续发展如何实现操作
吴钧涛 BPA亚太地区公司市场经理
国际间讨论的可持续发展在会议行业里到底怎样才能实现操作，以BPA为例，BPA是全球唯一一家在世界各地都有办事处且可以进行会议展览行业的可持续发展和资格认证的机构。合作单位是JMIC，他们就是绿色会议行业协会，而BPA也是他们指定的唯一一家可以进行ASTM认证的机构。流程包括执行者、场馆、酒店、供应商等等，他们只要按照ASTM、ISO方面的准则，然后采集相关的文件材料，交给BPA专业团队来审核，并且对他们需要改进的地方提出优化的意见，最终他们将会拿到一个证书。如果获得这个证书，就代表这个场馆或者是这个供应商已经得到了可持续发展的一个认证，他们是符合资格评估，符合这个可持续发展的一些特定要求。那么，完成了这个可持续发展的认证到底有什么好处呢？从微观来说，就是这个企业可以建立他们的信誉，提交他们的评价，提升他们企业的整体表现，更加具有竞争力和占有市场。宏观来说，可持续发展其实就是一个制造长远价值的行为。因为企业除了希望得到利益之外，也希望得到更长远的价值，所以如果只是把整个系统、整个理念都放进经济方面、环境方面，还有社会责任的管理制度的话，应该说各个方面肯定都可以提升他们的表现。
重视会议管理过程中节流环节
徐璇炫 汇伯Helms Briscos中国客户总监
在会议管理过程中开源节流同样是重要的一个环节，其实在会场的采购管理中，信息管理是比较重要的。首先在会议开始的第一个阶段就是会议选址，在地点的选择上有几个需要注意的地方，比如最重要的一点在可以选择的情况下避开会议和旅游的高峰期。这是除了控制成本之外，也是对最终会议的呈现效果和服务质量的一个控制，因为如果去抢占市场上已经很稀薄的资源，相对来说其会议效果和最终参会嘉宾的体验可能都会打折扣。
第二点要尽量避免在现在的场地中没有同等类型的活动，这样的话在你邀请嘉宾、邀请参会代表之类的都会尽量避免一个直接和正面的利益冲突，或者是一些行业内私密信息的保护，除此之外就是要了解这个酒店的淡旺季、日期等，灵活安排会议时间。这一点主要讲的是每个酒店根据其类型和大小的不同，都会有自己独特的定价策略。因此在采购的同时可以根据地点尽量调节会议流程，尽可能达到成本的节省，考虑到各城市的具体情况，在选择地点的时候也要照顾到综合成本的考虑。
第三要充分利用本地资源，首先尽可能从人员上节省成本，充分利用本地员工，本地演讲嘉宾等等，另外一点要了解各个目的地旅游局或者是对会展业的扶持项目。再有就是要充分利用当地合作伙伴的信息支持，就是各位协会办会肯定会在当地用到一些会议管理公司和旅游管理公司，或者是专业的采购管理公司来做一些协助，这些信息可以帮助企业做好风险防范以及成本的控制。
关于酒店和约谈判的节奏掌控，之所以用节奏这个词是因为谈判是一个很长的过程，或者说是一个很复杂的过程。如果想要很快结束的话，那么在前期中期和后期的沟通都是有不同技巧的，即在开始的时候需要尽可能显现出活动吸引力，中间需要相互磨合的阶段，比如告知会议具体要求、酒店和会场的要求、采购方提供什么样的协助等等。
在最终敲定和约之时，检查所有的风险防范也是非常重要的。首先包括前期沟通，也就是询价技巧。在询价过程中有两个很大的问题，一个是希望酒店快速反应，第二个是希望得到更多反馈做比较。在前期沟通中需要注意三个问题，首先是向采购方展现活动的综合实力，告诉采购方整体需求，让活动总体对供应商带来更多的收益。其次就是体现活动的确实性，比如在询价过程中活动还没有敲定或者还在拟定过程中，酒店提供的报价往往是指导性的，这对成本核算来说是一个很大的困惑，因为最终他与实际采购价格可能会有一定的差距。
接下来再说说体现活动的历史数据，其实酒店非常想要知道当次活动是不是重复的，去年有没有办相关的活动，当时定了多少房间，最终实际购买了多少等等，这些数据对于酒店来说可能都非常的有吸引力。所以不妨大胆地向酒店和会展中心公开过去的历史数据，这样才能调动他的积极性，给出一个最终的报价。得到报价之后，第二个关键因素就是价格谈判。
关于价格谈判，首先要尽量提供会议的相关信息，这个信息提供的目的是让酒店了解会议超出其本身的价值。第二是要了解酒店的价格体系，以及他们的销售策略。第三是要了解酒店的一个构架策略，酒店把最好的服务在最好的时间段以最好的价格卖给最适合的客户，这样能够达到一个平衡点。所以在谈判阶段要尽可能选择他们的需求和酒店所能提供的活动，然后尽可能让他们达到平衡点。
谈判还要讲究一个合约细节的审核，这个审核包括风险审核、成本审核，因为很多意想不到的风险可能最终都会造成很多意外的开支。比如办完会最终拿到的帐单都比你期许的要高很多，那么各项费用到底是怎么出来的。其实这些问题最好是在合约沟通中就直接把所有的细节都规避掉，或者都明确清楚。