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大新华会展全案策划及实施APEC工商领导人峰会纪实

2015年01月22日    来源：    围观：3761次       
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群策群力   筑梦APEC
    2014年11月10日，由海航集团旗下大新华国际会议展览有限公司（以下简称大新华会展）全案策划及实施的国际顶级会议——2014年亚太经合组织工商领导人峰会及亚太经合组织工商咨询理事会（以下简称APEC会议）等相关活动在北京落下帷幕，大新华会展凭借前期专业的会务管理、极具经验的现场把控能力为此次大会画上了圆满的句号。
    秋风萧瑟，寒意来袭，北京用蓝天与畅快迎接着来自亚太经合组织21个经济体、其他17个国家和地区的1500余名工商界人士和众多国内外媒体，相聚于此，共商亚太互通互联的经济新格局。中华人民共和国主席习近平、美国总统奥巴马、俄罗斯总统普京等多国元首在会议期间发表重要讲话，呼吁各经济体成员国共同致力于建立面向未来的亚太合作伙伴关系。
    一年一度的APEC会议已成为全球最具影响力的亚太区域国际会议，为中国与世界主要大国进行双边会晤提供了十分必要的平台，对稳定和发展双方关系非常重要。迄今为止， APEC也是目前中国参加的最重要的区域经济合作论坛，中国积极参与APEC进程，意义重大。APEC峰会取得的圆满成功，也成为亚太发展的又一重要时刻。由于此次活动参加人员级别高、影响范围广，各项安保措施、服务接待、会务保障等都明显高于2008年北京奥运会同期。此次峰会是大新华会展自成立以来承接的规格最高的活动，在时间紧、任务重、人手不足以及主办方要求高、变化多的情况下， APEC会议项目组工作人员日以继夜、不辞辛苦，克服了重重困难，最终交上了一份令各方满意的答卷。
    事无巨细的统筹协调
    统筹协调作为大会各项事务的总控，兼具着及其重要的责任，不仅需要有相关国际性大会的承办经验，还需要对大会涉及到的方方面面了然于心，其中包括所有的舞美及外场搭建、会场内外的视听设备、各类物料制作、人员管理、现场把控、应急预案及后勤保障等等，大到讲台使用是否符合人体工程学，小到各VIP室的饮用茶水的种类与温度控制，都需要统筹协调做相应的安排。
    单单说同传系统，由于各经济体所属语言众多，大会特别设定了除中文、英文之外的另外四种语言传译，会前需要根据各语种选拔优秀的口译人员，大新华会展的相关工作人员不仅制作了详细的同传方案，还对各种设备进行深入了解，对于现场演讲嘉宾自带翻译需要介入同传等应急的状况也做了相应的预案，设备调试、语言转换等都需要以最快的时间完成，以便不影响现场同声传译的及时性。
    统筹协调项目组成员为此大会进行了明确的分工对接各项事宜，且出具详细的事件罗列跟进表，明确沟通人、沟通进展和完成时间，责任到人，每三天进行事件反馈，解决不了的问题上升到周总结会讨论，最终结合主办方要求，给出完善的解决方案。
    雅致与恢弘并举的设计风格
    峰会的logo设计体现了浓郁的中国传统风格，运用古老印章的元素、中国红体现了至美的中式设计感，典雅且富有深远的寓意，整体结构美观大方，给予参会者与众不同的感官体验。
会场内外的主形象设计本着突出中国风，大气且不失国际化的沉稳，进而采用了中国长城与天坛的水墨画风格元素作为设计要点，以蓝色为渲染色，浑然天成，简洁明朗，大气又不繁琐。舞台结构我们也做了最大胆的尝试，在保证安全的前体现，我们运用了古代书简的设计理念，对舞美进行了一系列的元素运用，甚至于在“书简”结构中使用了雕刻的工艺，突出了“亚太经合”的视觉冲击。
    高上大的会议管理
    会议管理，顾名思议是对所有会议流程、演讲嘉宾及涉及到此类事务各方面的管理。APEC主峰会的会议流程从一开始就需要根据各重量级演讲嘉宾是否确认出席而不断的变化，其中不乏经济体成员国领导人的确认及是否发表演讲，确认过程异常繁琐，耗时长，给整个会议的推进工作带来了极大的困扰，大新华会展APEC项目组专门对接会议管理相关人员的责任与压力可想而知，为此他们特别制定了相关人士确认进度推进方案，按照方案及大会约束的时间进行跟进，更新日程且每日进行总结与汇报，对于各经济体及成员国提出的相关问题进行及时而全面回复，从文字确认到各内容编写，从嘉宾姓名到座位排序、从舞台布置到题词器的选择，各个细节都逐一落实，万不可掉以轻心，确保了会议流程中每个环节的顺畅及完美。
    专业可控的现场执行力
    本次APEC工商领导人峰会的主会场在国家会议中心，随着会期临近各项安保级别也逐步提高， 这对于大型国际会议的搭建及设备的进场时间也有了更为严格的要求，如何在规定时间内，完成所有内外场搭建及设备调试，是我们面临的严峻考验。首先搭建材料的都需要经过质检、安监、消防等部门的逐一检测，确保材料万无一失，保证会场的安全性。其次，对于视听设备的稳定性，大新华会展也与相关专家进行了多次且深入的探讨，制定解决方案。现场一切会出现的可能性都列入应急预案，通过与电力、通信等各方紧密沟通，杜绝了现场重大安全事故的发生。
    彩排是一项技术活，由于各个演讲嘉宾及参加会议的人员不可能提前到达，然而，司仪、主持人、演讲嘉宾、论坛嘉宾等要上台的人士都需要走场、定位、摄像测光、主屏幕画面测试等预演工作，而这一切都由大新华会展的工作人员完成，按照大会导演的要求，一遍一遍的走场定位、熟记会议流程，确保各联络人员的对于现场嘉宾们的指引精准到位，这对于把控会议整体节奏有着重要的意义。
    APEC工商领导人峰会的重要意义在于与亚太地区工商界共议亚太新愿景：创新、互联、融合、繁荣。开幕式的开启让世界看到了中国在亚太地区经济发展中起到的重要作用，然而这也给开幕式现场的会务工作提出了更高的要求，舞台布场、讲台安排、鲜花摆放、摄像点位等都进行了严格的把关，大新华会展的工作人员通过与礼宾等相关环节的人员进行无缝对接，凭借以往接待国际性大会的成功经验，一次性通过了各归口领导的审核，保证了开幕式的顺利进行，向世界展示了一个强大、蓬勃而富有朝气的大国风采。
    11月9日晚，一场由大新华会展策划的欢迎晚宴以别具一格的形式给众宾客带来中国传统文化的特别体验。
    群策群力的辉煌征程
    大新华会展承接了此次规格高、任务重的活动，在确保公司业务正常运转的情况下，公司全员保障此次会议，在人手紧张、事务繁杂的情况下，还进行了明确的分工，对现场工作人员进行了前期不间断培训，各岗位都熟知会场布局现状及流程安排。同时，项目保障团队在海航集团、海航旅游、易生旅游各位领导的支持下，顺利完成了各项前期调派人手工作，值得一提的是由海航旅游集团办公室抽调的人员迅速组建了新闻组，直接参与大会国内外的媒体协调事宜，利用自有的品牌推广及宣传优势和经验，树立了良好的大会对外形象，得到了众参会国内外媒体的一致好评。
    大新华会展成功保障了国际顶级会议盛世，实属不易，这其中也离不开参与此次保障任务的大新华会展的全体工作人员和相关合作伙伴的共同努力，自接到任务以来便无任何节假日，辛勤的在自己的工作岗位上任劳任怨，无畏加班、病痛却依然坚守阵地。妻子生宝宝也没有回家陪护、家人生病也没有回家探望，困了累了就用三把座椅拼凑一张床，更有甚者连夜通宵忙碌晕倒在了工作岗位上，所有人员的一切付出都为了确保APEC会议的顺利进行，且不能出现任何的差迟。
    APEC项目组的工作人员度过了艰辛的两个月筹备期，圆满完成了此次活动的保障工作，并得到国家相关领导人和部委的一致好评。这也将是大新华会展发展史上一段辉煌的征程，必将成为MICE行业里的一段佳话。
    此次活动的圆满结束也标志着大新华会展迈进了一个新的台阶，为海航集团树立了良好的口碑，为公司业务的发展将起到深远的良好影响，为海航事业的腾飞奠定了坚实的基础。
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